1] Uitgangspunten

2] Apps

3] Toelichting indeling en gebruik apps

4] Congruentie systemen

5] Implementatie

6] Uitwerking agenda


1. Uitgangspunten

a] Pareto principe

Minder doen en meer beperken tot de belangrijke zaken die ertoe doen. 80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken, ik richt mij op de 20% belangrijkere taken.

b] Covey

1] Prioriteren: begin bij het eind en maak een plan van achter naar voren. (7 eigenschappen van effectief leiderschap – Stephen Covey). Begin bij wat je aan het eind van jouw leven zou willen horen op jouw eigen begrafenis en richt jouw leven daarop in.

2] Dagelijks eerst de grote stenen (opdrachten) aanpakken, dan de kiezels, dan het zand: belangrijke zaken voor de mail(!), ik begin de dagen met de taken waar ik het minste zin in heb (Eat the Frog), het wordt daarna alleen maar leuker en ik verspil geen tijd aan het “er tegen op zien”.

Prioritering en planning doe ik volgens de Eisenhower kwadranten:

c] Rule of three

1] Ik kies 3 prioriteiten per week (hoofdlijnen)

2] 3 prioriteiten per dag die ik voor de lunch en voordat ik aan mijn mail begin afhandel

> Deze prioriteiten vertaal ik naar OmniFocus (zie onder)

d] Prioriteitenmatrix

Om te kunnen bepalen waar de prioriteit moet liggen kun je het onderstaande schema hanteren. Je krijgt dan inzicht wat de waarde van jouw tijd is in relatie tot de keuzes die je moet maken.

e] Getting Things Done (GTD) systeem (David Allen)

1.  Gedachten meteen vastleggen. Alle ideeën, to-do’s, beslissingen etc. posten in een inbox
2.  Pas later verhelderen waar elk item voor staat en wat je er mee moet doen
3.  Organiseer het in een structuur
4.  Reflecteer op wat belangrijk is en prioriteer, voer het uit en review de items in jouw systeem
5.  DOEN. Voer de taken met volle aandacht uit

f] 5-Hour Rule

Ik lees of schrijf minstens 1 uur per dag. Meestal 5 samenvattingen van managementboeken via de app Blinkist. Als ik lees markeer ik nieuw opgedane kennis en zend ik dit naar Evernote waarna ik het aan het eind van de dag wanneer relevant vertaal naar lesmateriaal voor mijn SharePoint-site. Als een boek goed is lees ik het helemaal.

g] Leeg bureaublad

Om de focus te optimaliseren wanneer ik op mijn Mac werk is de achtergrond van mijn bureaublad zwart en het bureaublad is helemaal leeg. De Dock en Menu balk zijn automatisch verborgen zodat ik alleen de app waarin ik werk zie. Tijdens het werken staan alle meldingen uit.

h] Sporten

Ik sport 2 keer per week. Sporten stimuleert de hersenen, optimaliseert de bloeddoorstroming, voor de aanmaak van neurotransmitters waardoor je je lekkerder gaat voelen en het houdt mijn conditie op peil.


2. Apps

a] Focus / Pomodoro techniek: FlowTimer

b] Taken: OmniFocus

c] Aantekeningen / archief: Evernote

d] Ideeën en brainstorm: Mindjet MindManager

e] E-mail: Outlook

f] Speed reading: Outread

g] Day One: Journal


3. Toelichting indeling en gebruik apps

a] Flowtimer

Ik werk met de Pomodoro techniek. Bij Pomodoro gaat het om full-focus en zonder afleiding werken in blokken van 25 minuten met daartussen 5 minuten pauze en een grotere pauze in de middag. Deze app houdt de tijd bij en waarschuwt mij wanneer ik pauze moet nemen.

De app is beschikbaar voor Mac, iPhone en iPad.

b] OmniFocus

Omnifocus gebruik ik op de volgende manier voor het organiseren van mijn taken:

1] “To do list” mag geen  “what I should have done list” worden

2] GTD (braindump / archiveren), meestal ingesproken via mijn Apple Watch in OmniFocus

3] Mijn agenda wordt automatisch ingelezen (zie hoofdstuk 6. Uitwerking agenda)

4] Ik kan taken exporteren naar Evernote wanneer het een groter project is waar ik documenten bij nodig heb

5] Ik heb een Workflow- map gemaakt waarin ik al mijn jaarlijks terugkerende mails (die al geschreven zijn, deze mails hoef ik alleen nog maar bij te stellen wanneer dat nodig is) en acties heb klaarstaan. Ik zie automatisch op welke dag ik welke actie moet ondernemen of welke mail ik moet sturen, ik kan de mails direct vanuit de app doorsturen. Als ik de taak afvink wordt deze automatisch opnieuw aangemaakt voor het volgende jaar

6] Ik gebruik maximaal 3 mappen: Inbox, Archief en Workflow

7] Heldere tag-structuur, je kunt meerdere tags aan een item koppelen waardoor het via meerdere invalshoeken vindbaar is. Ik gebruik bijvoorbeeld tags met de namen van personen waarmee ik samenwerk, tags met prioriteit hoog laag etc.

8] In Omnifocus kun je locaties aan tags koppelen, zo word ik bijvoorbeeld automatisch gewaarschuwd als ik bij de Jumbo in de buurt ben met de boodschappenlijst

9] Wanneer ik bij een bepaalde taak informatie nodig heb uit Evernote link maak ik een directe link aan in  OmniFocus zodat ik meteen bij de relevante informatie ben

10] Ik gebruik Chonify om alle Evernote reminders automatisch in mijn agenda te zetten, vanuit daar verschijnen ze in OmniFocus zodat ik 1 app heb waarin alles bij elkaar komt

11] Geplande items kunnen ook juist tot uitstel leiden, wanneer ik tijd over heb kijk ik in de prognose vooruit en handel ik af wat afgehandeld kan worden

c] Evernote

1] Evernote is platform onafhankelijk notitie-programma en kan vanuit zowel Mac als Windows gebruikt worden

2] Evernote gebruik ik voor projecten met meerdere taken en documenten, ik kan aan reminders koppelen aan de documenten. Bij vergaderdocumenten zet ik een reminder op de begintijd zodat ik de documenten automatisch op mijn bureaublad zie verschijnen als de vergadering begint

3] Al mijn werkdocumenten staan in Evernote, ik heb op mijn Mac alleen maar 1 map waarin ik alles dump ter archivering maar gebruik die niet. Alle documenten zijn binnen Evernote op al mijn apparaten in sync

4] Ik gebruik veel standaard templates: terugkerende templates hoef je maar 1 keer te maken en bij te stellen wanneer nodig

5] Ik gebruik zo weinig mogelijk mappen

6] Heldere tag-structuur gebaseerd op waar, wie, wanneer en diversen

7] Elk stukje informatie, project, lesmateriaal is in maximaal 2 klikken te benaderen, alle informatie inclusief de bijlagen zijn in sync op al mijn apparaten

d] MindManager 

Ik gebruik het programma MindManager van Mindjet om te brainstormen en gedachten te ordenen. Binnen dit programma kan de Mindmap structuur direct geconverteerd worden naar tekst met de juiste hoofdstukindeling.

e] Outlook

Outlook gebruik ik voor mijn emails en gebruik daarbij de volgende richtlijnen:

1] Veel mails sturen = veel mails ontvangen. Het mailverkeer zoveel mogelijk beperken en niet zomaar iets over de schutting gooien

2] Niet op alle mails antwoorden, die krijg je dan ook niet terug

3] Mails kort en altijd beginnen met de vraag, daarna context

4] Terugkerende mails doe ik vanuit mijn workflow  in Omnifocus

5] Alle inkomende mail laat ik via regels automatisch categoriseren in mappen. Zo staan de mails vanuit mijn map Management op prio 1 en de mails waar ik in de CC sta op prio laag. Die map bekijk ik alleen op de vrijdag, de ervaring leert dat ik die mails alleen hoef te archiveren of weg te gooien, dat doe ik in een kwartier

6] Alle notities met een reminder verschijnen automatisch in de map “Evernote”

7] Maximaal 3 keer per dag mail checken:

a] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen (15 min)

b] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen / behandelen (15 min)

c] Checken / categoriseren zie onder | binnen 2 min? -> deleten / archiveren / afhandelen / behandelen (30 min)

8] Elke dag mappen leegmaken, zaken waar ik niet aan toe kom plaats ik in de map Behandelen, zaken die urgent zijn plaats ik in de map Urgent

9] Bij de keuze wat te doen met de inkomende mail gebruik ik 3 categorieën met geautomatiseerde acties:

a] Onbelangrijk: deleten / archiveren

b] Belangrijk / urgent -> Urgent

c] Belangrijk / niet urgent -> Behandelen

f] Outread

Deze app gebruik ik voor het speed-readen van de grotere documenten zonder verlies van begrip. Ik kan er documenten in openen en de snelheid van de gemarkeerde te lezen tekst bepalen en gradueel toe laten nemen. Ook de breedte van de markering kan ik hierbij instellen. Met deze app optimaliseer ik mijn focus en ik leer om mijn ogen meer efficiënt door de tekst te bewegen, niet per woord maar per groep woorden. De tekst hardop meelezen of meedenken doe ik niet omdat het vocaliseren het proces vertraagd. Ons brein kan 400 woorden per minuut (wpm) processen, onze spraaksnelheid is gemiddeld 150 woorden per minuut. Met deze app kan de leessnelheid toenemen met 300%.

g] Day One

De app Day One gebruik ik voor reflectie. Dagelijks post ik wat ik heb meegemaakt (privé en zakelijk) waar je dankbaar voor bent, wat goed ging, wat niet goed ging, welke doelen ik wel en niet heb behaald. Dit om patronen, lijnen, behaalde- en niet behaalde doelen te ontdekken en om te kijken of de resultaten in relatie staan tot mijn voorgenomen doelstellingen.


4. Congruentie systemen

Binnen alle systemen die ik gebruik is de opbouw zoveel mogelijk congruent (inbox, mappen, tags), dit komt het automatiseren van mijn taken ten goede.


5. Implementatie

De meeste mensen hebben wel de voornemens om zaken voor zichzelf te verbeteren maar niet de drive om zaken door te zetten

1] Bedenk het programma

2] Schrijf het programma (Workflow)

3] Doorbreek oude patronen

4] Start het programma

5] Bouw routine op en automatiseer door herhaling


6. Uitwerking agenda

Mijn onderstaande “Workflow” agenda is de standaard richtlijn voor de indeling van de dagen / weken, deze agenda is aangevuld met agenda’s voor Afspraken, Thuis en de agenda van mijn vrouw. Ik plan alle onderdelen waar mogelijk vanuit deze richtlijn.

De agenda app gebruik ik enkel om agenda-items toe te voegen of te verzetten. Alle agenda’s worden automatisch vertaald naar OmniFocus, dit is standaard mijn vertrekpunt voor de dag. 1 helder overzicht met de planning, afspraken en taken.