Wij zijn vaak ongemerkt druk met taken die steeds om dezelfde oplossing vragen. Door goed te anticiperen op dit soort taken kun je jezelf heel veel onnodige drukte besparen.

Hieronder 5 voorbeelden van terugkerende taken die ik voor mijzelf (gedeeltelijk) heb geautomatiseerd, doe er je voordeel mee!

1] Slimme chatbot

Ik heb een nieuwe feature ingebouwd op mijn website: een slimme chatbot die jou kan helpen met het beantwoorden van vragen, het vinden van een juiste oplossing, de aanschaf van een licentie voor de onlinecursus, het plaatsen van een bestelling en het direct inplannen van een workshop of afspraak. Hiermee kan ik sneller inspelen op specifieke vragen / behoeften, hoef ik niets meer te plannen en voorkom ik vertraging en dubbel werk. De smart bot “is nog aan het leren” en zal op korte termijn worden uitgebreid qua functionaliteit. Neem even de tijd om er op te klikken en te kijken waar het toe in staat is, ik ben benieuwd wat je er van vindt!

2] Terugkerende taken

Ik gebruik voor mijn taken het programma Omnifocus, Things of Todoist zijn goede alternatieven. Binnen deze apps kun je terugkerende taken na het afvinken automatisch laten terugkeren na een gewenst interval of op een specifieke datum. Deze taken kunnen variëren van bijvoorbeeld het dagelijks innemen van tabletten tot de standaard terugkerende werktaken.

3] Terugkerende emails

Bij elke mail die ik verstuur of krijg denk ik altijd na of er een herhaling aan gekoppeld is. Ik maak hierbij een onderscheid tussen 2 categorieën: de standaard op een specifieke datum te versturen emails (taak) en standaard mails / reacties.

a) Standaard op een specifieke datum te versturen emails

Alle standaardmails die ik voor mijn werkzaamheden wekelijks, maandelijks of jaarlijks moet versturen op een specifieke datum (welkom nieuwe studenten bij aanvang van een studiejaar, instructie tentamens, uitnodiging functioneringsgesprekken, docentenvergaderingen e.d.) staan reeds volledig uitgeschreven klaar op de juiste datum in mijn taken app OmniFocus.
Deze (meer dan 100!) mails zie ik op de dag dat deze verstuurd moeten worden automatisch in mijn agenda verschijnen en kan ik direct vanuit OmniFocus versturen. Het resultaat is dat ik nooit meer vergeet om deze belangrijke mails te sturen, de mails niet meer opnieuw hoef te ‘bedenken’ en te schrijven en ook nooit meer extra druk ben door het te laat informeren van anderen. Voor het verzenden check ik nog wel of de inhoud actueel is en stel ik zaken waar nodig bij voor verbetering. Dit geeft mij heel veel overzicht, vertrouwen, rust, meer tijd voor belangrijkere zaken, voorkomt dubbel werk en de mails worden ook na verloop van tijd steeds vollediger en duidelijker. Na het afvinken verschijnt deze mail weer automatisch in de agenda voor de volgende keer.

b) Standaard mails / reacties

Veel van de mails die wij sturen hebben dezelfde inhoud en veel inkomende mails vereisen dezelfde type acties en reacties.

Mijn advies is om 1 goede mail of reactie op een terugkerende vraag te schrijven en dat te hergebruiken door gebruikmaking van handtekeningen. Al mijn standaard mails die niet aan een specifieke datum zijn gekoppeld en al mijn standaard reacties heb ik in mijn mail app als handtekening opgenomen, je kunt hierbij zoveel handtekeningen aanmaken als je wilt en kunt daar (naast jouw standaard handtekening eronder) complete teksten in kwijt inclusief opmaak. Elke handtekening kun je ook een specifieke naam geven zodat je het makkelijk kan terugvinden. Voorbeelden hierbij zijn een welkomsmail voor nieuwe klanten en reacties op vragen over bijvoorbeeld facturering, binnenkomende facturen, informatie over bij wie of waar de gevraagde informatie te vinden is.
Het voordeel is dat ik maar een keer echt goed hoef te zitten voor de inhoud, duidelijker antwoord, minder tot geen vragen krijg en binnen een paar seconden een volledige mail heb gestuurd. Hoe het werkt? Ik maak een bericht of krijg een mail binnen, kies de handtekening met de juiste inhoud of reactie en klaar!

4] Inkomende mails prioriteren via mailregels

Mijn mails worden bij binnenkomst via mailregels automatisch in door mij toegewezen mappen geplaatst, deze mappen heb ik geordend op belangrijkheid.
Zo heb ik bijvoorbeeld volgende mappen:

Management (prioriteit: hoog)
Hierin verschijnen alle mails van collega’s die in het management zitten (Als collega = x en y: stuur naar map Management). Deze mails zijn vaak belangrijk en deze map check ik elke dag, zaken die hier te lang blijven liggen kunnen namelijk uiteindelijk weer meer werk opleveren.

BCC’s (prioriteit: laag)
Hierin verschijnen alle BCC’s (Als mijn naam = in BCC: stuur naar map BCC). Deze mails zijn vaak onbelangrijk en bevatten vaak alleen maar “bewijsmateriaal” dat een student of medewerker iets heeft gedaan, informatie ter archivering of nutteloze info. Deze map bekijk ik maar een keer per week een is meestal in een kwartier met relatief weinig aandacht te legen.

Het voordeel van deze werkwijze is dat ik tijdens mijn werkzaamheden niet meer wordt afgeleid door onbelangrijke mails, meer overzicht heb geen keuzes meer hoef te maken in wat wel of niet belangrijk is.

Neem echt even de moeite om te kijken hoe mailregels werken, zie hier een instructie voor Outlook.

5] Standaard mail notificaties via een regel deleten en vertalen naar terugkerende taken

Ik ontvang meerdere keren per week vanuit het systeem Corsa mailnotificaties wanneer er facturen zijn binnengekomen die ik online moet goed- of afkeuren. Per notificatie moet ik dan naar een omgeving waarin ik het kan afhandelen. Via een mailregel (als afzender bevat Corsa: delete) laat ik alle mails vanuit Corsa automatisch deleten, weg met die afleiding!
In OmniFocus heb ik een wekelijks terugkerende taak met een directe link naar Corsa aangemaakt om alle facturen in een keer af te handelen, dit scheelt mij heel veel onnodige mails en ik kan fijner werken zonder continue van taak te hoeven switchen.

Wil je meer van dit soort praktische tips om jouw werkzaamheden te vereenvoudigen en leuker te maken? Schrijf je dan nu in voor mijn online cursus productiviteit, abonneer je op mijn blog of vraag een van mijn workshops aan.

Dit bericht delen wordt gewaardeerd!


0 Comments

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

%d bloggers liken dit: